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物業交房規程及裝修流程圖

物業觀察 

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01

辦理入住手續規程

 

1、目的

 

為業主快速、有序地辦理入住手續。

 

2、適用范圍

 

適用于規范業主入住手續的辦理。

 

3、操作人員及技能要求

 

3.1操作人員:客服主管,接待主管,水、電維修工。

 

3.2技能:經過物業公司專項培訓合格后方可上崗。

 

4、作業頻度

 

工作時間內,隨到隨辦

 

5、工作標準

 

快速、準確、有序、及時

 

6、作業指導

 

6.1客服主管負責接待,查驗業主提供的資料:入住通知書、領鑰匙單、購房發票原件及復印件、購房合同原件及復印件,身份證原件及復印件(非業主人員另需業主書面委托書及雙方身份證原件、復印件)及其他有關有效證件。

 

6.2核對正確無誤后,請業主填寫《業主基本情況登記表》,簽訂《管理規約》、《前期物業管理協議》,若業主同時辦理裝修手續的情況下應填寫《裝修申請表》、《裝修保證書》、《消防安全責任書》、《房屋裝飾裝修管理協議》,并負責將雙方簽字確認過的《前期物業管理協議》、《房屋裝修管理協議》各返還業主一份。

 

6.3發放《住戶手冊》、《房屋裝修裝飾管理規定》、《使用說明書》和《質量保證書》。

 

6.4接待專員負責預收3-6個月物業服務費,并開據相應的票據。

 

6.5客服主管發放鑰匙、圖紙等資料,業主在《物品發放登記表》上簽字。

 

6.6客服主管及水電維修工協同業主驗收房屋。

 

6.6.1抄寫水、電、氣表讀數。

 

6.6.2電工陪同業主一一驗收室內各項配電設施,發現問題客服主管認真作好記錄并負責協調處理。

 

6.6.3由水工負責冷、熱水管試壓試驗及閉水實驗,按照國家標準執行,確保試壓合格及下水暢通。

 

6.6.4客服主管陪同業主對房屋土建進行全面驗收,發現問題,作好記錄并協調處理。

 

6.6.5由客服主管告知業主有關注意事項。

 

6.6.6由業主在《驗房表》上簽字,并書面記錄存在的工程問題。

 

6.7將領鑰匙單、業主基本情況登記表、前期物業管理協議、業主公約、驗房表、房屋裝修管理協議、裝修申請表、裝修保證書、消防安全責任書、業主身份證復印件(被委托人身份證復印件及業主書面委托書)、照片、發票復印件、合同復印件等分類、歸檔。

 

6.8接待專員將業主檔案輸入電腦,以備查詢和費用收取工作。

 

02

交房管理規程 

 

為規范物業交付業主流程,向業主提供高效、便捷、優質的交房服務,特制訂本規范。

 

一、入住準備工作

 

1、交房前一個月對房屋全面細致驗收,用辦公平臺上報存在問題,要求項目工程部限期維修完畢,每日跟蹤處理情況,并對此類資料進行存檔。對存在問題較集中的未整改項目要有統一說辭。

 

2、物業公司在交房前1個月制定交房工作計劃,該計劃中應明確:

 

(1)辦理交房時間、地點。

 

(2)明確由項目工程部、銷售部、客戶專員和物業公司組成的交房小組,明確職責分工和工作標準。

 

(3)制作條幅和入住辦理流程圖。

 

(4)制訂入住過程中使用的文件和表格,并進行復印。

 

(5)收集國家、省、當地有關物業管理的相關文件。

 

3、交房工作計劃應報公司領導及相關職能部門批準,同時應提前1個月督促開發商向業主發出《入住通知書》,并詳細說明:需業主準備的證明材料(房屋買賣合同復印件、發票復印件、身份證復印件、照片等)和預交物業服務費金額。

 

4、辦理入住手續的工作現場應張貼入住手續辦理流程圖和明確的指示標識。交房小組指定專人負責業主辦理入住手續時的各類咨詢和引導,以便于業主辦理各項手續。

 

二、入住手續辦理

 

1、物業公司根據項目提供的《業主名冊》,查驗業主提供的資料:入住通知書、領鑰匙單、購房發票原件及復印件、購房合同原件及復印件,身份證原件及復印件(非業主人員另需業主書面委托書及雙方身份證原件、復印件)及其他有關有效證件,并向業主發放資料,應包括:

 

(1)《住戶手冊》。

(2)《管理規約》。

(3)《前期物業服務協議》。

(4)《業主基本情況登記表》。

(5)《裝修管理辦法》。

(6)《驗房表》。

(7)《商品房住宅使用說明書》、《質量保證書》。

(8)《消防安全責任書》。

(9)《文件簽收單》。

(10)《鑰匙發放登記表》。

 

2、上述發放的資料應在《文件簽收單》中由業主簽收。

 

3、指導業主填寫資料并進行核對驗證,核對內容包括:

 

(1)表格填寫是否完整、正確和清晰。

(2)公約和服務協議是否簽署。

(3)身份證明文件與購/租房合同及《業主名冊》是否一致。核實無誤后,客服主管收取購/租房合同復印件、《業主基本情況登記表》、《管理規約》、《前期物業服務協議》、《入伙通知書》等資料,建立業主檔案。

 

4、現場手續辦理人員填寫《入住手續流轉單》,進入交費程序。

 

(三)預交費用

 

1、接待主管應根據行業法規規定,收取各項費用,并開具相應票據。費用項目包括:預收3-6個月物業服務費、裝修保證金及垃圾清運費等。接待主管應建立費用登記表,對費用交納完畢的業主,應在登記表中注明并建立電子檔案和書面檔案。

 

2、業主憑交費憑證進入領鑰匙程序。

 

(四)領取鑰匙

 

鑰匙發放人員根據業主的交費憑證,發放鑰匙,講解鑰匙使用辦法及注意事項,業主填寫《鑰匙發放登記表》,進入驗房、收房程序。

 

(五)驗房、收房

 

1、上述手續完成后,入住小組與業主一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗房表》簽字確認。驗收過程中雙方確認需維修的事項由物業公司通知項目公司處理。

 

2、將《入住手續流轉單》交客服主管存檔。

 

裝修手續辦理流程圖  


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